DRE gerencial: o que é, estrutura, exemplo e como montar uma que a diretoria confie

DRE gerencial é a demonstração do resultado montada para a diretoria decidir, e não para o fisco ou para o balanço. Ela organiza receitas, custos e despesas pelo comportamento de cada um, separando o que é variável do que é fixo, e por isso mostra a margem de contribuição, o resultado de cada linha de produto e o que acontece com o lucro se a venda subir ou cair. É mensal, fecha rápido e tem as aberturas que a empresa precisa para agir.

Este guia mostra o que é DRE gerencial, como ela se diferencia da DRE contábil, a estrutura linha a linha com um exemplo de indústria e como montar uma. Depois, a parte que mais falta nas empresas médias: as regras que fazem a diretoria confiar no número, em vez de pedir para conferir a planilha antes de cada reunião.

O que é DRE gerencial

Toda empresa tem uma DRE contábil, feita pela contabilidade seguindo as normas e a legislação, para o balanço, o imposto de renda e os bancos. Ela é obrigatória e precisa estar certa, mas foi desenhada para prestar contas, não para decidir. Chega tarde, agrupa os gastos pela natureza (custo de produção, despesa administrativa, despesa comercial) e mistura, numa mesma linha, o que muda com a venda e o que não muda.

A DRE gerencial reorganiza os mesmos números para responder às perguntas da diretoria: quanto cada real vendido deixa, quanto custa manter a empresa aberta, quais linhas e clientes pagam a estrutura e quanto é preciso vender para não ter prejuízo. Ela não tem formato obrigatório. Cada empresa define a sua, e é por isso que tantas DREs gerenciais acabam virando uma planilha que só uma pessoa entende.

DRE gerencial x DRE contábil

A diferença de método é a mesma entre margem bruta e margem de contribuição. A DRE contábil usa o custeio por absorção, que reparte os custos fixos da fábrica entre os produtos. A DRE gerencial costuma usar o custeio variável (a comparação completa está em custeio por absorção x custeio variável), que deixa os custos fixos numa linha própria e mostra a margem de contribuição antes deles.

Estrutura da DRE gerencial, com exemplo

O exemplo é uma indústria num mês, com R$ 2,5 milhões de receita bruta. Os números são ilustrativos, montados para mostrar a conta:

Os percentuais são sempre sobre a receita líquida, que é o dinheiro que de fato pertence à empresa. O regime tributário muda as primeiras linhas: no Simples Nacional, por exemplo, os tributos ficam concentrados numa guia sobre o faturamento. A lógica do resto da DRE gerencial continua a mesma.

A mesma empresa, na DRE contábil, mostraria um lucro bruto de R$ 600 mil, ou 30%, porque os R$ 400 mil de custos fixos da fábrica estariam dentro do custo dos produtos vendidos (sem contar a depreciação). Os dois números estão certos. Só a DRE gerencial mostra que cada real vendido deixa 43 centavos para pagar a estrutura.

O que a DRE gerencial do exemplo mostra

• A empresa precisa de R$ 1,53 milhão de receita líquida por mês para não ter prejuízo operacional. São R$ 660 mil de custos e despesas fixas divididos por 43% de margem de contribuição. Com R$ 2 milhões, ela opera 30% acima desse ponto. A conta completa está no guia de ponto de equilíbrio.
• Cada R$ 100 mil a mais de venda viram R$ 43 mil a mais de resultado, porque os fixos não mudam. E cada R$ 100 mil a menos tiram os mesmos R$ 43 mil. Esse é o efeito que a DRE contábil não mostra.
• Um ponto de margem de contribuição vale R$ 20 mil por mês. Um desconto médio que derruba a margem de 43% para 42% leva 18% do lucro antes do IR: R$ 20 mil de R$ 110 mil.
• O resultado financeiro consome 31% do resultado operacional. Prazo dado a clientes e antecipação de recebíveis são uma decisão comercial com custo financeiro, e a DRE gerencial mostra o tamanho dele.

As aberturas: por linha, cliente e canal

A DRE gerencial total diz como a empresa foi. As aberturas dizem por quê. A estrutura até a margem de contribuição pode ser aberta por qualquer corte em que a receita e os custos variáveis sejam identificáveis: linha de produto, cliente, canal, região, vendedor ou unidade. Os custos fixos ficam na empresa como um todo, sem rateio, porque repartir aluguel e salários administrativos entre linhas só cria ruído.

Uma abertura por linha pode mostrar, por exemplo, que a linha que mais fatura tem 30% de margem de contribuição e a linha menor tem 55%, e que a média de 43% esconde as duas. A mesma lógica aplicada aos produtos, ordenados pela margem, é a curva ABC pela margem de contribuição, e aplicada aos clientes, a curva ABC de clientes.

A regra para as aberturas é que elas somem o total. Se a soma das linhas não bate com a DRE da empresa, a diretoria para de acreditar nas duas.

Como montar a DRE gerencial, passo a passo

1. Defina a estrutura de linhas, como a do exemplo, e não mude de um mês para o outro.
2. Classifique cada conta contábil numa linha gerencial. Cada conta do plano de contas tem um destino só: custo variável, despesa variável, custo fixo, despesa fixa, financeiro. Esse mapa de-para é o coração da DRE gerencial.
3. Use o regime de competência. A receita entra no mês em que a venda aconteceu, e a despesa, no mês a que se refere, não no mês do pagamento. Fluxo de caixa é outro relatório.
4. Feche com a mesma base da contabilidade. Receita, custos e despesas partem dos mesmos lançamentos, só reorganizados.
5. Concilie com a DRE contábil. O lucro das duas deve ser igual, ou a diferença deve ser explicada, em geral pela variação de estoque no custeio por absorção.
6. Compare. Com o mês anterior, com o mesmo mês do ano anterior e com o orçamento. Sem comparação, a DRE informa, mas não alerta.

O que faz a diretoria confiar na DRE

A DRE gerencial só serve se a diretoria decide com ela sem pedir para conferir. Na maioria das empresas médias, a desconfiança vem de cinco lugares:

• Classificação que muda. Uma despesa que um mês é fixa e no outro é variável faz a margem oscilar sem que nada tenha mudado no negócio. O de-para precisa ser escrito, com dono, e mudar só por decisão.
• Número que não bate com o contábil. Se o lucro gerencial é um e o contábil é outro sem explicação, a reunião vira uma discussão sobre qual está certo.
• Custo desatualizado. A margem de contribuição usa o custo variável dos produtos. Se ele é de seis meses atrás, a margem está errada para cima ou para baixo, e ninguém sabe.
• Fechamento tardio. DRE que chega no dia 25 do mês seguinte descreve o passado. A diretoria decide sem ela e passa a vê-la como formalidade.
• Planilha de uma pessoa só. Quando a DRE depende de alguém refazer fórmulas à mão, cada número carrega a pergunta “será que está certo?”.

Uma DRE confiável tem regra escrita para cada linha, a mesma base da contabilidade, custos atualizados, fechamento nos primeiros dias úteis e um processo que não depende de uma pessoa.

Os erros mais comuns

• Copiar a DRE contábil e chamar de gerencial. Sem separar variável de fixo, não há margem de contribuição e a DRE responde às mesmas perguntas de antes.
• Misturar caixa e competência. Lançar a despesa no mês do pagamento faz o resultado oscilar com o calendário de contas a pagar.
• Ratear custos fixos por linha ou cliente. O rateio faz linhas e clientes pequenos parecerem deficitários e esconde quanto cada um contribui.
• Esquecer as despesas variáveis de venda. Comissão, frete e custo de prazo variam com cada venda e precisam estar antes da margem de contribuição.
• Tratar o resultado financeiro como problema do financeiro. Ele é, em boa parte, consequência das condições dadas aos clientes.

Quando a planilha deixa de dar conta

Quase toda DRE gerencial começa numa planilha, e isso é razoável no começo. O problema aparece quando a empresa cresce: o fechamento depende de exportar relatórios do ERP, colar na planilha, reclassificar à mão e conferir. O de-para vive nas fórmulas, o custo dos produtos é atualizado quando alguém lembra, e as aberturas por linha e cliente são feitas uma vez por trimestre, se forem.

O que a diretoria quer é abrir o mês com a DRE fechada, com as aberturas que somam o total e com a certeza de que o número está certo. Isso acontece quando a classificação de cada conta é uma regra no sistema, e não uma fórmula na planilha, e a margem de contribuição vem calculada pedido a pedido, com o custo e as condições de cada venda. A passagem da planilha para esse tipo de painel está em da planilha ao dashboard, e o que entra na tela da diretoria, no guia do painel da diretoria.

Por onde seguir

A linha central da DRE gerencial é a margem de contribuição, e as diferenças entre a margem de contribuição unitária e total mostram como ler cada uma. Para as margens que aparecem na DRE contábil, margem bruta e margem líquida. Para o faturamento mínimo que paga os fixos, o ponto de equilíbrio. Para os outros números que acompanham a DRE, como caixa, prazo e endividamento, os indicadores financeiros. E para ver quais produtos e clientes formam a margem, a curva ABC pela margem.

Perguntas frequentes