Software de contabilidade: o que faz e como escolher

Quem procura software de contabilidade normalmente está atrás de uma de duas coisas muito diferentes: um sistema para escriturar a contabilidade de várias empresas, ou um sistema para enxergar o próprio dinheiro sem depender do fechamento do mês. Os dois são vendidos com o mesmo nome, e comprar um pensando no outro é o erro mais caro dessa categoria.

Este texto separa os dois casos, mostra o que um sistema contábil precisa entregar no Brasil, onde o plano gratuito trava e em que situação a prateleira deixa de servir.

O que um software de contabilidade faz

Automatizar cálculo é a parte fácil, e é a única que aparece na maioria das descrições. O que define um sistema contábil no Brasil é outra coisa: ele existe para transformar movimentação em registro que o fisco aceita, no formato e no prazo que ele exige.

Isso se divide em quatro trabalhos:

• Escrituração. Cada movimentação vira lançamento em um plano de contas, com débito e crédito. É a base contábil de tudo que vem depois, e é o que diferencia um sistema contábil de um controle de caixa.
• Apuração. A partir dos lançamentos, o sistema calcula tributo devido conforme o regime da empresa, que muda tudo: Simples Nacional, presumido e real não têm a mesma conta nem os mesmos arquivos.
• Obrigações acessórias. A geração dos arquivos do SPED, do eSocial e das declarações mensais e anuais. Cada um tem layout próprio, validador próprio e calendário próprio, e todos mudam de versão pelo menos uma vez por ano.
• Relatórios. Balanço, demonstração de resultado e balancete saem dos mesmos lançamentos. Aqui existe uma armadilha de expectativa: relatório contábil serve para prestar contas e serve mal para decidir no dia a dia, porque chega fechado e olha para trás.

Se o que você quer é acompanhar o negócio semana a semana, o instrumento não é o relatório contábil, e sim um conjunto pequeno de números escolhidos para isso. Vale ver quais indicadores financeiros uma PME precisa acompanhar antes de cobrar do sistema contábil algo que ele não foi feito para dar.

Dois sistemas diferentes com o mesmo nome

A confusão da categoria está aqui. Software contábil, no sentido estrito, é ferramenta de escritório de contabilidade. Software de gestão financeira é ferramenta da empresa. As duas coisas se conversam, e nenhuma substitui a outra.

A pergunta a se fazer antes de olhar preço é simples: você vai escriturar, ou vai ser escriturado? Empresa que contrata sistema de escritório termina com um produto complexo demais, feito para quem tem formação contábil. Escritório que tenta operar em sistema financeiro de PME descobre na primeira entrega que falta o que importa.

Na maioria dos casos, a decisão certa para a empresa é ter o sistema financeiro em ordem e entregar dado limpo ao contador, que opera o dele. A economia real não vem de trocar o contador por um software, vem de acabar com o vai e volta de planilha, e-mail e extrato no fim do mês. É o mesmo desperdício medido em quanto custam os processos manuais.

As quatro categorias no mercado brasileiro

• Sistema contábil de escritório. Escrituração multiempresa, geração de todas as obrigações, importação em massa de documentos fiscais. É a categoria mais robusta e a mais técnica, e o que se paga aqui é a atualização de layout no prazo.
• ERP com módulo contábil e fiscal. A contabilidade nasce da operação: a venda registrada gera o lançamento, sem redigitação. Faz sentido em empresa com estoque, emissão própria de nota e volume relevante. É o caminho descrito no guia de ERP para pequenas empresas.
• Financeiro em nuvem para PME. Contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de nota de serviço e um canal de troca de arquivos com o contador. Não escritura, e não promete isso.
• Contabilidade como serviço. O software vem junto com o serviço contábil, em assinatura única. Resolve bem para empresa de operação simples, e cobra a saída em dependência: trocar de contador passa a significar trocar de sistema.

Onde o plano gratuito trava

Boa parte da procura por software de contabilidade é procura por software grátis, e existe oferta legítima nisso. O que praticamente não existe é escrituração completa de graça: o custo do fornecedor está em manter os layouts de obrigação em dia, e isso não escala em plano sem receita.

O gratuito costuma vir em três formatos, e cada um tem seu teto:

• Freemium com limite. Grátis até um número de notas, de lançamentos, de usuários ou de faturamento. Serve como piso, e o degrau seguinte chega junto com o crescimento.
• Gratuito para uso didático. Versão completa liberada para estudante e para quem está em formação, sem valer para operação real.
• Solução autogerenciada. Programa sem custo de licença, instalado e mantido por conta de quem usa. O custo vira tempo de alguém, e a atualização fiscal costuma ficar atrasada.

Antes de adotar qualquer um deles, teste a saída dos dados: exporte a base completa em formato aberto e veja o que sai. Se a exportação for parcial, difícil ou paga, o plano gratuito fica caro exatamente no dia em que você precisar sair dele.

Quanto custa, e como o preço é cobrado

A mensalidade anunciada raramente é a conta. O orçamento honesto de um sistema contábil tem cinco linhas:

• Assinatura. Mensal ou anual, e é a única linha recorrente.
• Implantação. Plano de contas, cadastros, regras fiscais e parametrização por regime tributário.
• Migração. Trazer histórico e saldos do sistema antigo, e a linha mais subestimada de todas.
• Treinamento. Menor em sistema financeiro de PME, relevante em sistema de escritório.
• Integrações. Banco, emissor de nota, folha e o próprio sistema do contador.

Além do valor, o critério que mais muda a conta no fim do ano é a base de cobrança. Por empresa escriturada, o custo cresce com a carteira. Por usuário, cresce com o time. Por volume de documentos, cresce com o movimento, e é o modelo que mais surpreende em mês forte. Peça a simulação com o seu número real de doze meses atrás, e não com o número de hoje.

O que exigir na avaliação

Vale transformar isso em roteiro de demonstração, com o fornecedor operando o seu caso na tela:

• Certificado digital. Suporte a A1 e A3, e como o sistema assina e transmite em nome de cada empresa.
• Entrada automática de documento fiscal. Importação de XML de nota de entrada e de saída sem digitação, inclusive em lote.
• Obrigações que você realmente entrega. Não a lista do folheto: os arquivos do seu regime, gerados e validados na demonstração.
• Conciliação bancária. Leitura de extrato em arquivo e, quando existir, conexão direta com o banco.
• Histórico de atualização. Quanto tempo o fornecedor levou para publicar a última mudança de layout. Essa resposta é o melhor indicador de risco do contrato.
• Saída dos dados. Exportação completa em formato aberto, sem depender de pedido comercial.
• Trilha de acesso e LGPD. Perfil por função, registro de quem acessou o quê e política de retenção definida, porque aqui circula dado de cliente e de funcionário.

Se a operação tiver estoque ou folha, a integração com esses dois lados é o que decide o resultado. Vale checar como o sistema conversa com um controle de estoque e com o sistema de RH, porque é daí que vem o dado que alimenta a apuração.

A reforma tributária muda o critério de escolha

A substituição de PIS, Cofins, ICMS e ISS por CBS e IBS acontece por etapas, ao longo de anos, com um período em que os dois modelos convivem. Para software contábil, isso tem três consequências práticas.

A primeira é que o sistema precisa apurar nos dois regimes ao mesmo tempo durante a transição, sem que ninguém faça conta paralela em planilha. A segunda é que os documentos fiscais mudam de layout, o que significa versão nova de emissor, de importador e de arquivo de obrigação. A terceira é o recolhimento no momento da liquidação financeira, que aproxima o sistema fiscal do meio de pagamento e exige integração que muito produto ainda não tem.

Em ciclo de mudança tributária, o que mais pesa na decisão não é a lista de funcionalidades: é o histórico do fornecedor em entregar mudança de layout no prazo.

Quando o sob medida entra na conversa

Para escrituração e obrigação acessória, sistema de prateleira é a resposta certa em quase todo caso. Acompanhar mudança de legislação é trabalho contínuo, e reproduzir isso internamente é caro sem ser diferencial de ninguém.

O sob medida entra em outro ponto, e não substitui o sistema contábil: ele cobre a regra que é o negócio em si. Alguns sinais de que esse ponto chegou:

• Existe uma regra de faturamento, rateio ou apropriação que nenhum campo do sistema representa, e que hoje vive em planilha que a equipe considera indispensável.
• O mesmo dado é digitado em dois sistemas porque nenhuma integração cobre a passagem entre eles.
• O escritório contábil atende um nicho e a diferença competitiva está no jeito de operar, não na escrituração.
• O relatório que orienta as decisões é montado à mão todo mês, a partir de exportações de várias origens.

Nesses casos, o desenho mais barato quase nunca é trocar o sistema contábil. É manter a prateleira fazendo o que ela faz bem e construir por cima, integrado, só o pedaço que é seu. É o mesmo movimento descrito em como uma ferramenta interna virou receita, e o corte de escopo vem antes de qualquer linha de código: veja como definir o escopo do primeiro produto digital e o que pesa em quanto custa desenvolver.

Um critério final, específico desta categoria: pergunte quantas retificações a empresa fez no último ano, e por quê. Retificação repetida quase nunca é erro de cálculo. É dado que chegou errado ou atrasado na escrituração, e sistema que não conserta essa entrada não conserta o resto, por completa que seja a lista de obrigações que ele gera.

Perguntas frequentes