Como calcular ROI: a fórmula e as armadilhas

ROI é a resposta a uma pergunta simples: para cada real investido, quanto voltou? A fórmula cabe em uma linha. O que erra não é a conta, é o que se coloca dentro dela, e é por isso que dois relatórios sobre o mesmo projeto chegam a números diferentes.

Este texto traz a fórmula, um exemplo do começo ao fim, o payback (que decide mais que o ROI), o que esquecem de somar no investimento, as armadilhas de leitura e o caso mais difícil de medir hoje, que é projeto de inteligência artificial.

A fórmula

ROI = (ganho – investimento) / investimento x 100

Um projeto que custou 50 mil e gerou 65 mil de ganho tem ROI de 30%: sobraram 15 mil sobre uma base de 50 mil. Três observações que evitam a maior parte dos erros:

• Ganho é ganho líquido, ou seja, receita adicional menos o custo adicional de entregá-la, ou custo evitado que de fato deixou de sair do caixa.
• O período tem de estar dito. ROI de 30% em um mês e em três anos são coisas diferentes, e a fórmula não guarda essa informação.
• ROI negativo é informação, não fracasso. Saber que um caminho devolve menos do que consome é o resultado mais barato que um teste pode dar.

Um exemplo do começo ao fim

Uma empresa automatiza a emissão de relatórios que hoje consome dois dias de trabalho por mês. Em doze meses:

O ROI é (23.200 menos 17.400) dividido por 17.400, o que dá 33% no primeiro ano. Repare em duas coisas: o custo evitado usa o custo real da hora, com encargos, e não o salário dividido por horas; e a linha de acompanhamento existe, porque alguém confere o resultado nos primeiros meses. Sem essas duas correções, o mesmo projeto apareceria com ROI perto de 80%, e o número estaria errado.

Payback: o número que decide

Payback é quanto tempo leva para o ganho acumulado cobrir o investimento. No exemplo acima, o ganho é de aproximadamente 1.930 por mês e o investimento de 17.400, o que dá pouco mais de nove meses.

Na prática de empresa pequena e média, o payback decide mais que o ROI, por um motivo de caixa: um projeto com ROI de 200% em cinco anos pode ser inviável se a empresa não sobrevive ao ano um sem aquele dinheiro. A regra que muita casa adota é simples: payback dentro de doze meses aprova sem discussão, acima de vinte e quatro exige tese estratégica.

Comparar projetos de duração diferente

ROI de 40% em seis meses é melhor que 60% em três anos, e a fórmula simples não mostra isso. Para comparar, anualiza-se:

ROI anualizado = ((1 + ROI) elevado a (12 / meses)) – 1

40% em seis meses equivalem a cerca de 96% ao ano; 60% em trinta e seis meses equivalem a cerca de 17% ao ano. Sem essa correção, a decisão erra de forma sistemática em favor de projetos longos, que são justamente os de maior risco. O raciocínio de acumulação é o mesmo de taxa de crescimento.

O que entra no investimento

1. O custo direto, como desenvolvimento, licença, equipamento e implantação.
2. O tempo da sua equipe, valorizado ao custo real da hora. É a linha mais esquecida e frequentemente a maior.
3. A manutenção do período, porque quase nada funciona sozinho depois de entregue.
4. O treino de quem vai usar, incluindo a queda de produtividade das primeiras semanas.
5. O custo de oportunidade, ou seja, o que a mesma equipe deixou de fazer.

Omitir as linhas 2 e 3 é o que produz aqueles relatórios de ROI de três dígitos que ninguém consegue reproduzir depois. O levantamento do que o processo manual custa hoje, que é o ponto de partida de qualquer conta dessas, está em o custo dos processos manuais.

As armadilhas

• Contar hora liberada como dinheiro. Só é economia se a pessoa foi realocada para algo que gera valor, ou se a empresa deixou de contratar. Caso contrário é folga, que tem valor, e não entra no caixa.
• Atribuir ao projeto o que veio de outra coisa. Sazonalidade, campanha nova, mudança de equipe. Sem comparação com um período semelhante, o número é uma coincidência bem apresentada.
• Medir sem baseline. Se ninguém anotou quanto o processo levava antes, não existe cálculo, existe estimativa retroativa.
• Ganho projetado apresentado como realizado, que é a diferença entre uma tese e um resultado.
• Ignorar o custo recorrente, que faz o ROI do ano um parecer o ROI de sempre.
• Escolher o período que favorece, começando a contagem no mês em que o ganho apareceu.

O caso difícil: projeto de IA

Calcular ROI de inteligência artificial é mais difícil que de qualquer outro investimento em tecnologia, por três motivos concretos, e não por a tecnologia ser nova:

1. O baseline quase nunca existe. Ninguém mediu quanto tempo o atendimento levava, quantos erros aconteciam ou quanto custava a triagem manual. Sem isso não há de onde subtrair, e o primeiro trabalho do projeto é medir o antes.
2. O incremento é difícil de isolar. Se a satisfação melhorou, foi o assistente novo ou o treinamento que aconteceu no mesmo trimestre? Isso se resolve rodando com parte do público e comparando, e não com relatório de fornecedor.
3. O custo tem uma linha variável, proporcional ao uso, que cresce com a adoção. Projeto que fecha no piloto pode não fechar no volume, o que é o inverso da intuição de escala.

Os casos de IA em que a conta fecha com mais facilidade são aqueles com resultado binário e contável: ticket resolvido ou não, documento classificado corretamente ou não, lead qualificado ou não. Onde o resultado é qualitativo, a conta existe mas exige experimento. E vale a leitura sobre por que a maior parte desses projetos não chega ao número prometido, em por que a IA falha nas empresas.

Quando o ROI não serve

• Obrigação legal e conformidade. A pergunta não é o retorno, é o custo de não fazer.
• Risco existencial, como cópia de segurança e segurança da informação. O ROI é infinito no dia do incidente e zero em todos os outros.
• Aposta de aprendizado, em que o resultado esperado é uma resposta, não um ganho. Aí a conta certa é o custo do teste, não o retorno.
• Investimento indivisível de longo prazo, em que a projeção tem incerteza maior que a diferença entre as opções.

Nesses quatro casos, forçar um número de ROI produz uma justificativa, não uma decisão. Nos outros, a conta é obrigatória e simples, e a disciplina toda está em medir o antes. Os indicadores que sustentam esse acompanhamento no dia a dia estão em indicadores financeiros que toda PME deve acompanhar, as contas de negócio recorrente em métricas SaaS, e a decisão de onde a receita pode crescer em modelos de monetização digital.

Perguntas frequentes