O que é dashboard: os tipos e o que faz um bom

Dashboard é uma tela que mostra o estado de algo em poucos números, para que alguém decida em segundos. A palavra que define se ele é bom é “decida”: painel que informa e não muda nada é relatório visual, e a diferença tem consequência prática.

Este texto mostra os três tipos de dashboard, a diferença em relação a relatório, o que faz um painel ser usado, quando a planilha deixa de servir e os erros de construção que fazem o painel ser abandonado.

O que é, e o que não é

Um dashboard reúne em uma tela os poucos números que descrevem o estado de uma operação, com comparação e sinalização, atualizados automaticamente. Três coisas que ele não é:

• Não é o BI. O painel é a camada visível; por baixo existem fonte, transformação e definição de termos, tratadas em business intelligence. Painel sobre dado mal definido é erro em escala com aparência de rigor.
• Não é relatório com gráfico. Relatório conta uma história de um período; dashboard mostra o estado agora e o que mudou.
• Não é lugar para tudo que dá para medir. A restrição é a característica principal, e não uma limitação.

Os três tipos

O erro mais comum de projeto é misturar os três na mesma tela: a direção não quer filtro, quem executa não quer tendência trimestral, e quem investiga precisa de granularidade que polui a visão dos outros dois. Separar por tipo resolve mais que qualquer melhoria visual.

Dashboard e relatório

Não é escolha entre um e outro: empresa madura usa os dois, e o relatório frequentemente é o que carrega a interpretação que o painel não dá. O formato e a periodicidade dos relatórios estão em relatórios gerenciais.

O que faz um painel bom

1. Cabe em uma tela sem rolar. Se não cabe, são muitos números ou é o tipo errado de painel.
2. Cada número tem comparação, contra o período anterior, a meta ou o mesmo mês do ano passado. Valor absoluto sozinho não diz se está bom.
3. O que exige ação salta. Cor, posição e destaque servem para isso, e não para decorar.
4. A definição é acordada. Enquanto “receita” significar coisas diferentes entre áreas, a reunião discute o número em vez de decidir.
5. Atualiza sozinho. Painel que depende de alguém colar dado degrada em semanas.
6. Tem dono, alguém responsável por ele estar certo e continuar existindo.

A escolha de quais números merecem a tela é a decisão mais difícil, e o critério está em KPI.

Quando a planilha deixa de servir

Planilha resolve bem, e trocá-la cedo é desperdício. Os sinais de que o momento chegou:

• Alguém gasta horas por mês montando o mesmo arquivo, copiando de dois ou três lugares.
• Circulam versões diferentes, e “essa é a atualizada?” virou pergunta de rotina.
• Só uma pessoa sabe mexer sem quebrar as fórmulas.
• Quem precisa do número não consegue chegar nele sem pedir.
• Uma decisão foi adiada esperando o arquivo ficar pronto.

Dois desses sinais já pagam a mudança, e ela não precisa ser grande: conectar a fonte e montar uma tela com três números resolve a maior parte dos casos. O caminho prático, sem time técnico, está em como fazer um dashboard, e a comparação das plataformas em ferramentas de BI.

Os elementos de uma tela boa

Descendo ao nível do desenho, um painel estratégico bem montado tem quatro regiões, sempre na mesma ordem de leitura:

Duas escolhas de formato que rendem mais que qualquer estética: número grande com comparação em letra pequena logo abaixo, em vez de dois números do mesmo tamanho; e cor usada só para sinalizar desvio, nunca para diferenciar categoria. Painel colorido em tudo não sinaliza nada.

Os erros de construção

• Construir de baixo para cima, a partir do que existe no banco, em vez das perguntas de quem decide.
• Colocar tudo, porque tirar parece perder informação. Trinta indicadores em uma tela é o mesmo que nenhum.
• Gráfico bonito e sem comparação, que ocupa espaço e não informa.
• Guardar a regra de cálculo dentro do painel, onde ninguém audita nem versiona.
• Publicar em ferramenta nova em vez de levar o número para onde as pessoas já olham.
• Não definir a frequência de leitura, o que faz o painel virar página que ninguém abre.

Como começar

1. Escolha três perguntas que a empresa faz sempre e responde mal.
2. Defina os termos por escrito, porque é isso que faz o número ser aceito.
3. Conecte uma fonte, ainda que só uma, sem exportação manual.
4. Monte uma tela com esses três números e comparação, e nada além.
5. Use em uma reunião de verdade, e anote as perguntas que o painel não respondeu.
6. Só então adicione o quarto número.

Painel pequeno em uso vale mais que painel completo ignorado, e é assim que a rotina de decisão muda: pelo hábito, e não pela ferramenta, como está em cultura de dados. Para as análises mais profundas que o painel aponta e não resolve, vale análise de dados. E quando o modelo que você organizou passa a valer para outras empresas, vale product market fit.

Perguntas frequentes