Relatórios gerenciais: quais fazer e como automatizar

Relatório gerencial é o documento que serve para decidir, não para arquivar. Essa é a diferença em relação ao relatório contábil: o contábil existe para cumprir obrigação e olhar para trás; o gerencial existe para alguém mudar algo na semana seguinte.

Este texto mostra os relatórios que quase toda empresa precisa, o que faz um relatório ser usado, quanto custa mantê-lo à mão, como automatizar em quatro passos e o que não vale automatizar.

O que é um relatório gerencial

A quarta linha é a que mais gera atrito. Esperar o número exato do fechamento para tomar uma decisão operacional é trocar utilidade por precisão, e a decisão acontece de qualquer forma, só sem informação.

Os relatórios que toda empresa precisa

• Resultado do período, com receita, custo, margem e comparação com o mês anterior e com a meta. É o único que quase toda empresa já tem em alguma forma.
• Fluxo de caixa projetado, com o que entra e sai nas próximas semanas. Em empresa pequena e média, decide mais que o resultado.
• Funil comercial, com propostas em aberto, taxa de conversão e ciclo médio de venda.
• Operação e entrega, com volume, prazo e o que está atrasado.
• Base de clientes, com quem entrou, quem saiu e quem aumentou ou reduziu o que paga.
• Time, com custo por pessoa, ocupação e o que está travado esperando decisão.

Seis relatórios é mais que a maioria das empresas mantém e menos do que muitas tentam manter. A escolha de quais indicadores entram em cada um é o assunto de KPI, e os números financeiros de partida estão em indicadores financeiros para PME.

O que faz um relatório ser usado

1. Chega antes da decisão. É o requisito que anula todos os outros quando falha.
2. Cabe em uma tela, com o detalhe disponível para quem quiser abrir. Relatório de quarenta páginas é arquivo, não ferramenta.
3. Tem comparação, porque número absoluto sozinho não diz se está bom.
4. Usa os mesmos termos que a empresa fala, com definição acordada entre as áreas.
5. Aponta o que mudou, em vez de apenas listar o estado atual.
6. Tem um dono, alguém que responde por ele existir e estar certo.

Um relatório semanal que funciona

Um exemplo concreto de formato, para empresa média, que cabe em uma tela e é lido em dois minutos:

O quarto bloco é o que separa relatório de despejo de dados. Automatizar os três primeiros e manter o quarto humano é a divisão de trabalho que funciona, e é também a razão pela qual automação não elimina o dono do relatório.

Quanto custa o relatório manual

A conta que quase nunca é feita, com números típicos de uma empresa média que fecha relatórios à mão:

A última linha é a que justifica a automação, e não as horas. Empresa que decide dois dias depois porque o relatório não estava pronto perde mais no atraso do que no tempo de quem montou. O levantamento completo desse custo está em o custo dos processos manuais.

Como automatizar, em quatro passos

1. Escolha um relatório só, o que mais dá trabalho e mais é usado. Automatizar dois ao mesmo tempo dobra o risco e não dobra o ganho.
2. Defina os termos por escrito, dizendo o que conta como cliente, venda, receita e período. É a etapa que decide se o número será aceito, e a que quase todo projeto pula.
3. Conecte a fonte em vez de exportar à mão, ainda que só uma. Exportação manual apenas move o trabalho de lugar.
4. Publique no lugar onde a decisão acontece, seja um painel, um e-mail semanal ou uma mensagem no grupo. Relatório que exige abrir uma ferramenta nova costuma não ser aberto.

Para quem não tem time técnico, o caminho com as ferramentas de baixo custo está em como automatizar relatórios sem contratar analistas, e a comparação entre as plataformas mais usadas por empresa média em Looker Studio x Power BI x Metabase. A camada de dado que sustenta tudo isso está em business intelligence.

O que não automatizar

• Relatório que ninguém lê. Automatizar o inútil produz inútil mais rápido, e o primeiro passo é cortar.
• Análise que exige julgamento. A coleta automatiza, a leitura não: o comentário sobre o porquê continua sendo trabalho humano.
• Processo que muda toda semana, porque a automação vira retrabalho antes de pagar o esforço.
• Relatório de uso único, em que montar à mão uma vez custa menos que automatizar.
• Número que ninguém acordou como se calcula, porque automatizar uma definição em disputa é industrializar a discussão.

Os erros mais comuns

• Automatizar antes de definir os termos, o que produz um painel rápido e desacreditado.
• Manter uma etapa manual no meio, que na prática mantém a dependência de uma pessoa e o atraso.
• Publicar em ferramenta nova, em vez de entregar onde as pessoas já olham.
• Guardar a regra de cálculo dentro do painel, onde ninguém audita nem versiona.
• Deixar sem dono, o que faz o relatório apodrecer em silêncio e contaminar a confiança nos outros.
• Aumentar o número de relatórios só porque agora é fácil produzi-los.

O resumo prático é que relatório gerencial bom é curto, pontual e com definição acordada, e automação serve para garantir as três coisas. Quando ela não chega, o dado continua existindo e a decisão continua sendo por intuição, tema de cultura de dados. E se o formato que a sua empresa construiu resolver um problema que outras do setor também têm, vale conferir os critérios de product market fit.

Perguntas frequentes