Contrato de licença de uso de software: o que ver

Contrato de licença de uso de software é o documento que diz o que você pode fazer com um programa que continua sendo de outra pessoa. Licenciar não é comprar: quem licencia recebe permissão de uso, com limites, e quem desenvolveu continua dono.

Este texto separa licença de cessão de direitos, mostra as cláusulas que decidem o contrato, as armadilhas que aparecem tarde, o que muda entre software instalado e serviço na nuvem, e a lista do que conferir antes de assinar.

Licença e cessão de direitos

A confusão custa caro quando se paga desenvolvimento sob medida e se assina, sem perceber, uma licença de uso. Nesse arranjo, a empresa financiou um produto que o fornecedor pode licenciar para o concorrente na semana seguinte. Não é necessariamente má-fé: é o modelo padrão de quem vende produto, e continua valendo se ninguém mudar o texto. Os perfis de fornecedor e o que cada um costuma propor estão em software house: o que é e por que contratar.

As cláusulas que decidem

1. Escopo da licença. Quantos usuários, quais unidades da empresa, em que território, e se vale para empresas do mesmo grupo. É o item que mais gera cobrança inesperada.
2. Prazo e renovação. Se renova automaticamente, com quanto aviso é possível não renovar e se o preço pode mudar na renovação.
3. Reajuste. Índice, periodicidade e se existe teto. Contrato sem regra de reajuste é reajuste livre.
4. Suporte e atualização. O que está incluído, com prazo de resposta por gravidade, e se versão nova é atualização ou produto novo a pagar.
5. Disponibilidade, quando o software é serviço: percentual acordado, o que não conta como indisponibilidade e qual a consequência de não cumprir.
6. Limitação de responsabilidade. Quase sempre limitada ao valor pago; vale saber o teto antes de depender do sistema para faturar.
7. Rescisão e o que acontece depois: por quanto tempo o acesso continua, em que formato os dados voltam e se há custo para isso.

As armadilhas que aparecem tarde

• Licença por métrica que cresce sozinha. Cobrança por usuário cadastrado, por documento emitido ou por processador contratado sobe com o uso, e a conta do segundo ano surpreende.
• Cláusula de auditoria que permite ao fornecedor verificar o uso e cobrar retroativo. Existe e é aplicada; sem controle interno de quantas licenças estão ativas, a empresa fica exposta.
• Perpétua que não é perpétua. Licença vitalícia costuma cobrir a versão comprada; suporte e atualização são contrato separado, e sem eles o software envelhece até parar de funcionar com o resto.
• Integração proibida ou tarifada, impedindo conectar o sistema ao resto da operação sem pagar módulo à parte.
• Exportação de dados sem formato definido. “Os dados serão devolvidos” sem dizer em qual formato pode significar um arquivo inútil.
• Foro e lei aplicável distantes, o que transforma qualquer discussão pequena em custo maior que o contrato.

Os tipos de licença que você vai encontrar

• Por usuário nomeado. Cada pessoa tem a sua, e ela não se compartilha. Previsível, e caro em operação com muita gente usando pouco.
• Por acesso simultâneo. Um número de sessões ao mesmo tempo, independentemente de quantas pessoas existem. Bom para turno e para uso esporádico.
• Por volume de uso, como documentos emitidos, transações ou registros armazenados. Justo no começo e a que mais surpreende quando o negócio cresce.
• Por equipamento ou capacidade, comum em software instalado em servidor. Cuidado com a redefinição da métrica quando a infraestrutura muda.
• Assinatura por período, em que o uso cessa se o pagamento cessa. É hoje o modelo mais comum, e o que exige a cláusula de saída mais clara.
• Perpétua com manutenção anual, em que o direito de uso permanece e o suporte é contratado à parte.
• Aberta, com uso permitido por uma licença pública. Não custa nada em dinheiro e custa em responsabilidade: a empresa precisa saber quais obrigações a licença escolhida impõe ao que for distribuído.

Comparar propostas exige antes traduzir todas para a mesma métrica. Duas ofertas com o mesmo valor mensal podem ter custo muito diferente em três anos, e o que decide é a métrica, não o desconto.

Software instalado e serviço na nuvem

Quando o software roda no servidor do fornecedor, o documento muda de natureza: além de permissão de uso, ele é contrato de prestação de serviço continuado. Isso desloca o peso das cláusulas.

• Disponibilidade e desempenho passam a ser o centro, porque o fornecedor opera a infraestrutura.
• Onde os dados ficam hospedados importa, inclusive o país, por causa de exigência regulatória e de contrato com cliente final.
• Cópia de segurança e recuperação precisam estar escritas com prazo, não como promessa de melhor esforço.
• Mudança unilateral de recurso. Serviço na nuvem evolui para todos; vale saber se o fornecedor pode retirar uma funcionalidade que você usa, e com quanto aviso.
• Saída, que aqui é o item mais crítico: sem exportação garantida, migrar significa recomeçar. O modelo por trás disso está em software as a service e em modelo de negócio SaaS.

Quando o software foi feito para você

Em projeto sob medida, três frases resolvem quase toda discussão futura, e precisam estar escritas: de quem é o código-fonte produzido, se a entrega inclui acesso ao repositório e documentação, e se o fornecedor pode reaproveitar partes em outros clientes.

Reaproveitamento de componente genérico é razoável e reduz preço; reaproveitamento da regra de negócio que é o diferencial da sua empresa é outra coisa. A distinção cabe em um parágrafo, e vale mais que qualquer negociação de valor por hora. O recorte do que será construído, que é o que define o tamanho desse contrato, está em como definir o escopo do primeiro produto digital.

Dado do cliente e proteção de dados

O software processa dado de pessoas, e isso cria obrigações independentes de quem é dono do programa. O contrato precisa dizer quem responde pelo quê: quem decide as finalidades do tratamento, quem executa, quais medidas de segurança existem, o que acontece em caso de incidente e em quanto tempo você é avisado.

Vale ainda verificar quem mais tem acesso: subcontratados do fornecedor precisam estar declarados, porque a responsabilidade perante o titular do dado continua sendo da sua empresa. O assunto está detalhado em LGPD e segurança da informação.

O que conferir antes de assinar

1. É licença ou cessão, e isso corresponde ao que foi pago?
2. Qual métrica define o preço, e como ela se comporta quando a empresa cresce?
3. O que acontece na renovação, em prazo e em preço?
4. Como termina, com prazo de aviso, exportação em formato utilizável e período de acesso residual?
5. Qual o teto de responsabilidade, comparado ao prejuízo de o sistema parar?
6. Integração permitida, para conectar ao resto da operação sem custo extra?
7. Quem responde pelo dado pessoal, com incidente e prazo de aviso definidos?

Nada disso substitui a leitura de um advogado, e a maior parte não é discussão jurídica: é decisão de negócio escrita em linguagem de contrato. Contrato de licença bem lido raramente é o que impede um problema; é o que faz o problema custar o previsto. Os critérios de escolha da ferramenta antes de chegar ao contrato estão em ERP para pequenas empresas.

Perguntas frequentes