Software house: o que faz e quando contratar

Software house é a empresa que assume um problema de negócio e devolve um sistema funcionando. A diferença em relação aos vizinhos de mercado está aí: ela responde pelo problema resolvido, e não pela quantidade de código entregue.

Este texto mostra o que ela faz de fato, como se parece uma semana de projeto, como o preço é formado, o que exigir no contrato, e os casos em que contratar uma é a decisão errada.

O que é, e o que não é

A confusão mais cara é entre as duas primeiras linhas. Contratar fábrica sem ter quem escreva a especificação entrega um sistema exatamente conforme o pedido e inútil na prática, porque ninguém do lado de fora tinha a obrigação de perguntar se o pedido fazia sentido. O mapa completo dos tipos de fornecedor está em empresas de tecnologia da informação.

O que ela entrega

• Tradução do problema em escopo, que é a parte que mais afeta o custo final e a que menos aparece na proposta.
• Decisão técnica com consequência assumida: o que construir, o que integrar e o que comprar pronto.
• Software em uso, não entregue. A diferença é quem responde quando ninguém usa.
• Documentação suficiente para outra equipe continuar sem entrevistar ninguém.
• Manutenção precificada, porque software começa a custar no dia seguinte à entrega.
• Transferência, com código, acessos e conhecimento no nome da sua empresa.

Como se parece uma semana de projeto

Vale saber o que esperar, porque é isso que permite perceber cedo quando o projeto está indo mal:

1. Uma reunião curta de prioridade, em que a sua empresa decide a ordem e a software house diz o custo de cada opção.
2. Algo funcionando para ver, toda semana. Não apresentação: tela navegável, ainda que incompleta.
3. Uma lista do que ficou de fora e por quê.
4. Um aviso quando a estimativa muda, na semana em que muda, e não no fim do prazo.

Se três semanas passam sem nada navegável para olhar, o problema já existe, independentemente do que o relatório diga. É o sinal mais confiável de projeto atrasado, e o mais fácil de conferir sem entender de tecnologia.

Como o preço é formado

Quatro variáveis explicam quase toda diferença entre duas propostas para o mesmo pedido:

• Clareza do escopo. Pedido vago tem margem de risco embutida, e ela é grande. Reduzir incerteza antes de negociar barateia mais que qualquer desconto, e o método está em como definir o escopo do primeiro produto digital.
• Integração com o que já existe. Sistema que precisa conversar com ERP, emissão fiscal ou logística custa mais que um sistema isolado, e essa linha costuma ser subestimada nas duas pontas.
• Senioridade de quem executa, que é diferente da senioridade de quem vende.
• Responsabilidade assumida. Preço fechado é mais caro que hora porque alguém está comprando o risco do prazo.

A conta detalhada, com as faixas por tipo de projeto, está em quanto custa desenvolver um produto digital. E os formatos de contratação, do preço fechado ao time alocado, em software services: 4 modelos e como escolher.

Como avaliar uma antes de assinar

Portfólio bonito e lista de tecnologias não separam quem entrega de quem não entrega. Seis perguntas separam, e todas podem ser feitas na primeira conversa:

1. Como vocês estimariam este projeto? A resposta boa vem em faixa, com as variáveis que a alargam ou estreitam. Número cravado na primeira reunião é sinal ruim, não confiança.
2. O que vocês recusariam fazer aqui? Fornecedor que não recusa nada está vendendo, não avaliando.
3. Quem vai estar na reunião semanal? Pelo nome, e não pelo cargo.
4. Me mostra um projeto que deu errado. A qualidade dessa resposta prevê o comportamento no primeiro imprevisto melhor que qualquer caso de sucesso.
5. Como vocês entregam manutenção? Se a conversa só cobre construção, metade do contrato está sendo omitida.
6. Posso falar com dois clientes de projeto parecido e concluído? Não com o cliente-vitrine: com um de tamanho e problema semelhantes.

Uma sétima, útil quando existe dúvida entre duas propostas: peça a cada uma para apontar o maior risco do projeto. A que descreve um risco concreto do seu contexto entendeu o problema; a que fala de “alinhamento de expectativas” ainda não.

O que exigir no contrato

1. Escopo com exclusões escritas. A lista do que não está incluído é a que gera discussão depois.
2. Propriedade do código, do dado e dos acessos no nome da sua empresa, com o fornecedor como convidado. Não é desconfiança: é o que permite trocar de fornecedor sem refém.
3. Manutenção no mesmo documento da construção, com valor e prazo de resposta.
4. Marcos com definição de concluído, para que pagamento e entrega andem juntos.
5. Saída combinada, com aviso, transferência de conhecimento e devolução de acesso.
6. Reaproveitamento declarado: se o fornecedor pode usar partes em outros clientes, e quais. Componente genérico é razoável e reduz preço; a regra de negócio que é o seu diferencial não é.

Por que projetos falham

• Ninguém do lado do cliente tem tempo. É a causa número um, e nenhum fornecedor resolve: decisão sobre o negócio precisa de alguém de dentro disponível toda semana.
• Escopo definido no detalhe antes de qualquer uso real, o que garante construir o que foi imaginado e não o que era necessário.
• Aprovação por comitê, em que cada rodada adiciona pedidos e ninguém remove nada.
• Substituir tudo de uma vez em lugar de trocar por partes.
• Contratar pelo menor preço quando a diferença entre propostas era responsabilidade assumida.
• Nenhum critério de sucesso escrito, o que faz o projeto ser julgado por sensação no fim.

Quando não contratar

Uma software house honesta recusa trabalho, e estes são os casos em que a resposta certa é outra coisa:

• Quando existe ferramenta pronta que resolve. Gestão, emissão fiscal, agenda e cobrança já foram construídos milhares de vezes, e o caminho está em ERP para pequenas empresas.
• Quando o processo ainda não existe. Automatizar um processo que muda toda semana produz software que precisa ser refeito.
• Quando o problema é falta de gente, e não de sistema.
• Quando a demanda é uma tela específica dentro de um sistema que a empresa já tem, e o fornecedor atual pode fazê-la.
• Quando não há ninguém para decidir pelo lado do cliente nos próximos meses. Melhor adiar que começar.

O critério final é simples: contrata-se uma software house quando o problema é específico da sua operação, ninguém vende pronto e vale a pena ter aquilo como ativo da empresa. Fora disso, comprar é mais barato e mais rápido. Os sinais para avaliar quem vai executar estão em empresa de programação: 7 critérios para contratar.

Perguntas frequentes