Diagnóstico de maturidade digital: como fazer o seu

Maturidade digital é o quanto uma empresa consegue operar, decidir e mudar apoiada em sistema e dado, em vez de memória e planilha. Não é quantidade de ferramenta contratada: é comum encontrar operação com dez assinaturas ativas e maturidade baixa, porque cada ferramenta resolve um pedaço e nenhuma conversa com a outra.

Este texto entrega um diagnóstico que você aplica sozinho, em uma tarde, sem consultor. Ele descreve as cinco dimensões que importam, os quatro estágios em que cada uma pode estar, e o que fazer com o resultado, que é a parte que a maioria dos diagnósticos não entrega.

O que maturidade digital não é

Três confusões atrapalham o diagnóstico logo no começo. A primeira é confundir maturidade com quantidade de software. Empresa com muitas ferramentas desconectadas tem custo alto e maturidade baixa, porque o dado continua sendo transportado por pessoa.

A segunda é confundir com modernidade da interface. Sistema bonito com processo indefinido produz o mesmo resultado que planilha, com mensalidade. A terceira é tratar como assunto de TI. Maturidade digital é sobre como a empresa opera e decide, e a maior parte das travas está em processo e em dado, não em tecnologia. Por isso ela costuma ser confundida com o tema mais amplo de transformação digital nas empresas, que é o movimento, enquanto o diagnóstico é a fotografia.

As cinco dimensões

• Processo. O trabalho que se repete está descrito e é executado do mesmo jeito por pessoas diferentes, ou depende de quem faz.
• Dado. Existe uma fonte única para cada número que a empresa usa, ou cada área traz um valor diferente para a mesma pergunta.
• Integração. Os sistemas conversam, ou alguém reconcilia informação entre eles manualmente.
• Decisão. As escolhas importantes olham para número antes, ou o número aparece depois para justificar o que já foi decidido.
• Capacidade de mudar. A empresa consegue alterar uma regra, um preço ou um fluxo em dias, ou qualquer mudança vira projeto.

As cinco são independentes o suficiente para serem avaliadas em separado, e é isso que torna o diagnóstico útil: quase nenhuma empresa está no mesmo estágio nas cinco, e o valor está justamente em descobrir qual delas está atrasada em relação às outras.

Os quatro estágios

1. Manual. O trabalho depende de memória e de planilha pessoal. Se a pessoa sai, o conhecimento sai junto.
2. Registrado. Existe sistema, e o que aconteceu fica gravado. Mas o registro é posterior ao fato e serve para consulta, não para operar.
3. Integrado. Os sistemas trocam informação sem alguém no meio, e o dado chega onde precisa sem digitação dupla.
4. Orientado por dado. A operação usa o próprio dado para disparar ação e para decidir, e a mudança de regra não exige projeto.

A distância entre o segundo e o terceiro estágio é onde a maioria das empresas de porte médio está parada, e é a que produz o sintoma mais reconhecível: muito sistema, muita digitação e nenhuma confiança no relatório.

Como aplicar o diagnóstico

Para cada uma das cinco dimensões, responda com evidência e não com impressão. As perguntas abaixo são a forma mais rápida de chegar ao estágio real:

• Processo: se a pessoa que faz este trabalho sair amanhã, quanto tempo até outra fazer igual? Dias significam estágio 2 ou acima; meses significam estágio 1.
• Dado: peça o faturamento do mês passado a três áreas. Se vierem três números, a dimensão está no estágio 1 ou 2, independentemente do sistema.
• Integração: conte quantas vezes a mesma informação é digitada em lugares diferentes. Zero é estágio 3.
• Decisão: na última decisão relevante, o número foi consultado antes ou produzido depois? A resposta honesta costuma surpreender.
• Mudar: quanto tempo levou a última alteração de regra, preço ou fluxo? Dias é estágio 4, semanas é 3, meses é 2.

Como ler o resultado

O resultado não é uma nota. São cinco posições, e o que interessa é a diferença entre elas. Três leituras aparecem com frequência:

Perfil parelho e baixo. Tudo no estágio 1 ou 2. Aqui o caminho é começar por processo, sempre, porque digitalizar processo indefinido apenas acelera a confusão.

Perfil serrilhado. Integração no estágio 3 e dado no estágio 1, por exemplo. Sistema conectado que ninguém confia é sinal de que faltou definir o que cada número significa antes de ligar as pontas.

Perfil alto com decisão baixa. É o mais frustrante e o mais comum em empresa que investiu bem em tecnologia. Dado existe, sistema conversa, e mesmo assim a decisão continua sendo por intuição. O recorte desse problema está em por que empresas não usam dados.

A dimensão que trava todas as outras

Processo trava tudo. É a única das cinco que, quando está atrasada, impede que investimento nas outras produza resultado, e isso vale independentemente do tamanho da empresa.

A razão é mecânica: integrar sistemas exige saber o que acontece em cada ponta; confiar no dado exige que o registro siga sempre o mesmo caminho; mudar rápido exige saber o que se está mudando. Sem processo descrito, cada uma dessas frentes recomeça a descoberta do zero, e é por isso que projeto de tecnologia em empresa com processo indefinido costuma custar o dobro do estimado. O caminho está em automação de processos empresariais, e o que ele custa hoje, em o custo dos processos manuais.

O que fazer com o diagnóstico

1. Escolha a dimensão mais atrasada, não a mais interessante. O ganho está em subir o piso, não o teto.
2. Defina um estágio de destino, não um ideal. Sair do 1 para o 2 em uma dimensão vale mais que planejar o 4 em todas.
3. Escolha uma área para testar. Uma dimensão, uma área, um trimestre. Diagnóstico que vira programa corporativo morre na terceira reunião.
4. Repita em seis meses. O valor do diagnóstico é a comparação, e a primeira aplicação só estabelece a linha de base.

O estágio certo depende do porte

Uma ressalva que raramente aparece nos modelos de maturidade: o estágio 4 não é a meta de todo mundo, em toda dimensão. Maturidade custa dinheiro para construir e para manter, e há configurações em que subir de estágio destrói valor.

Uma operação de vinte pessoas com processo estável e demanda previsível pode viver muito bem com integração no estágio 2, desde que o volume de reconciliação manual seja pequeno e conhecido. Construir integração completa ali significa pagar por manutenção de código que resolve meia hora de trabalho por semana.

O critério que substitui a escada é econômico. Suba de estágio na dimensão em que o custo de continuar no estágio atual já é maior que o custo de subir, e ele aparece de três formas: horas gastas em retrabalho, decisão adiada por falta de número confiável e oportunidade perdida por não conseguir mudar rápido. Quando nenhuma das três dói, o estágio atual está adequado, e o investimento rende mais em outro lugar.

Isso muda a leitura do diagnóstico: o perfil serrilhado não é defeito por si só. O que é defeito é ter uma dimensão atrasada justamente onde o negócio está tentando crescer.

Por onde seguir

Se o diagnóstico apontou processo, o começo é o que é automação de processos, e a escolha de por onde começar em processos para automatizar em empresa de serviços. Se apontou dado e decisão, o recorte é business intelligence para empresas. Se apontou integração, está em integração de sistemas. E se o diagnóstico revelar o contrário do esperado, que existe um processo interno maduro o bastante para valer fora da empresa, a pergunta deixa de ser de maturidade e passa a ser de produto, tratada em o produto digital escondido na sua empresa. E se o resultado for que falta alguém para conduzir o plano inteiro, e não uma frente específica, é o serviço descrito em consultoria de tecnologia.

Perguntas frequentes