Solução SaaS: quanto custa e o que exigir na proposta

Uma solução SaaS é um software contratado por assinatura, que roda na infraestrutura de quem o desenvolve e é acessado pela internet. O termo “solução” aparece porque é assim que fornecedor e área de compras conversam: não se compra um programa, contrata-se algo que resolve um problema enquanto o contrato durar.

A pergunta que quase nunca é respondida direito é quanto isso custa. A resposta honesta não é “depende do fornecedor”. Existem cinco modelos de cobrança conhecidos, faixas de preço por categoria de ferramenta e um conjunto previsível de custos que não aparecem na mensalidade. Este guia trata dos três.

O que é uma solução SaaS

SaaS é a sigla de Software as a Service, software como serviço. Vale corrigir uma confusão comum: a sigla não significa “solução como serviço”. O primeiro S é de software, e a distinção importa porque existem outros modelos de nuvem com siglas parecidas e responsabilidades diferentes.

Na prática, contratar uma solução SaaS significa que o fornecedor cuida de hospedagem, backup, segurança, atualização e disponibilidade, enquanto a empresa cuida dos próprios dados e da configuração. Nada é instalado em servidor do cliente, e a versão é a mesma para toda a base de clientes.

O funcionamento do modelo por dentro está em o guia do sistema SaaS, e o corte exato de responsabilidades entre as partes em Software as a Service.

Os cinco modelos de cobrança

Antes do preço vem a unidade de cobrança, que é o que determina como a conta evolui. Cinco modelos cobrem quase todo o mercado:

A pergunta a fazer não é qual modelo é melhor, é qual deles alinha o custo ao valor que a empresa extrai. Cobrança por usuário em uma ferramenta que metade do time abre duas vezes por mês desalinha na hora.

Quanto custa: faixas por categoria

Os valores abaixo são ordens de grandeza praticadas no mercado brasileiro, e servem para calibrar expectativa antes de pedir proposta. Não substituem cotação, e variam com porte, prazo de contrato e negociação.

Duas leituras dessa tabela. A amplitude dentro de cada linha não é ruído: ela reflete a distância entre o plano de entrada e o plano com relatório, API e permissões, que é onde a maioria das empresas acaba parando. E repare que a unidade muda de categoria para categoria, o que torna comparação entre propostas de fornecedores diferentes uma conta, e não uma leitura.

Os custos que não estão na mensalidade

A assinatura é a parte visível e frequentemente a menor no primeiro ano. Os itens abaixo aparecem depois da assinatura e costumam ficar de fora da aprovação:

• Implantação e configuração. Cobrada como setup único ou em horas. Em ferramentas de gestão, pode equivaler a vários meses de mensalidade.
• Migração de dados. Extrair, limpar e carregar o histórico do sistema anterior. É o item mais subestimado, porque o custo está no estado dos dados atuais, e não no software novo.
• Integração. Conectar o SaaS ao que já existe. Pode exigir plano superior que libere a API, conector pago de terceiro ou desenvolvimento próprio.
• Treinamento e adoção. Horas do time interno paradas, mais eventual treinamento pago. Uma ferramenta contratada e não adotada custa cem por cento e entrega zero.
• Ambiente de teste. Alguns fornecedores cobram o sandbox à parte, o que só aparece quando a equipe pede um lugar para validar mudanças.
• Saída. Exportação assistida, formato proprietário que exige conversão, ou período de retenção pago para manter acesso ao histórico depois do encerramento.

Como comparar duas propostas em três anos

Comparar mensalidades é o erro que faz a proposta mais cara parecer a mais barata. A comparação útil soma tudo em três anos, com o crescimento previsto do time.

Um exemplo com duas propostas para uma equipe de 20 pessoas que deve chegar a 35:

• Proposta A: R$ 80 por usuário/mês, sem custo de implantação, API no plano contratado. Ano 1 com 20 usuários: R$ 19.200. Ano 3 com 35 usuários: R$ 33.600. Total aproximado no período, considerando o crescimento gradual: R$ 80 mil.
• Proposta B: R$ 55 por usuário/mês, R$ 18.000 de implantação, API só no plano superior, que custa R$ 90 por usuário. Se a integração for necessária, a conta usa o valor do plano superior desde o início: ano 1 em R$ 21.600, ano 3 em R$ 37.800, mais o setup. Total aproximado: R$ 108 mil.

A proposta que parecia 31% mais barata na mensalidade termina 35% mais cara no período. Os números acima são ilustrativos, mas a estrutura da conta é a que importa: mensalidade projetada com o time futuro, mais custos únicos, mais o plano que de fato entrega o que foi pedido.

Quando essa conta cresce demais, a comparação deixa de ser entre fornecedores e passa a ser com software próprio. Os critérios desse corte estão em três critérios que dizem se uma ferramenta interna vira produto.

Onde a conta estoura

Quatro gatilhos respondem pela maioria dos casos em que o custo real supera o previsto:

• Crescimento do time. Em cobrança por usuário, contratar pessoas aumenta a fatura mesmo que o uso por pessoa caia.
• Upgrade forçado. O recurso que faltava está sempre no plano de cima, e o salto entre faixas costuma ser maior que a diferença de valor entregue.
• Limites técnicos. Teto de chamadas de API, de registros armazenados ou de meses de histórico. Quando a operação cresce, o teto chega antes do previsto.
• Reajuste sem limite. Contrato sem índice e sem teto de reajuste transforma uma ferramenta crítica em uma dependência com preço em aberto.

Para acompanhar o que a ferramenta devolve em troca desse custo, os indicadores estão em métricas SaaS, e alternativas concretas por categoria em 40 exemplos de SaaS por função.

O que exigir na proposta

Sete itens que devem estar por escrito antes da assinatura. A ausência de qualquer um deles é informação sobre o fornecedor:

• Preço com a unidade explícita e o que acontece ao ultrapassar o limite da faixa.
• Custo de implantação e migração fechado, ou estimativa em horas com valor da hora.
• O que está no plano contratado, item a item, com destaque para API, relatórios, permissões e retenção de histórico.
• Regra de reajuste, com índice, periodicidade e teto.
• SLA com número e consequência: disponibilidade, prazo de resposta por severidade e o que ocorre no descumprimento.
• Cláusula de LGPD, definindo o fornecedor como operador dos dados pessoais e a empresa como controladora, com comunicação de incidente.
• Condição de saída: exportação completa em formato aberto, prazo de aviso prévio e o que acontece com a base após o encerramento.

Contratar bem uma solução SaaS não é achar a mensalidade mais baixa, é saber qual será a conta no terceiro ano e ter escrito como sair dela.

Perguntas frequentes